Para definirla se requiere especificar cual es la acepción que se le dará a su significado, las cuales pueden ser:
- Como entidad social
- Como función administrativa
* Como entidad social: Es la unidad legal o ilegal, en donde las personas interactuan para alcanzar objetivos específicos. Esta acepción incluye cualquier iniciativa humana que interpersonal-mente se emprenda para alcanzar objetivos determinados. Las empresas como organizaciones sociales se pueden igualmente visualizar desde dos puntos de vida:
1. Organización Formal: Es la que se basa en la división racional del trabajo, la cual es realizada por para te aquellos que manejan el proceso de toma de decisiones. Es planear, aprobado por la dirección, es la que se puede observar en el organigrama y explicada en la descripción de los cargos.
2. Organización informal: Es aquella que emerge espontanea y naturalmente por parte de las personas que forman y cumplen funciones en la organización formal, a partir de las relaciones de amistad o antagonismo. La organización informal no esta registrada en el organigrama, pero si transciende positiva o negativamente en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
*Como función administrativa: Como fase del proceso administrativo, en esta etapa se:
- Organiza,
- Estructuran
- Integran
los recursos responsables de la administración, asó como se integran aquellos elementos que facilitarán el cumplimiento de funciones, estableciendo relaciones entre ellos y fijando atribuciones.
Como función administrativa, la organización tiene su principal campo de acción en la organización formal.
Las principales características de la organización formal son:
> División del trabajo: Es la manera como un proceso complejo se puede descomponer en una serie de pequeñas tareas, para obtener entre otros los siguientes beneficios.
- Mayor productividad y mejor rendimiento del personal
- Mayor eficiencia organizacional
- Reducción de costos
> Especialización; Surge como consecuencia de la división del trabajo, ya que cada cargo pasa a ejercer funciones especificas que con el tiempo se convierten en tareas simples y repetitivas, que reducen los periodos de aprendizaje y de esta manera abaratan costos, mejora en los métodos para desarrollar las actividades y aumenta así el rendimiento.
> Jerarquía: Surge el momento mismo en el que se divide el trabajo, ya que de el surgirán cargos, departamentos, donde serán unos de nivel superior y otros que serán dependientes; surgiendo de ellos los niveles de autoridad, responsabilidad y comunicación formal.
> Distribución de autoridad y responsabilidad : Se refiere a la forma en que la organización formal distribuye tanto la autoridad como la responsabilidad entre los distintos niveles jerárquicos.
Cada nivel que esta por encima tiene mayor influencia en las decisiones y así mismo mayor responsabilidad.
> Racionalismo de la organización formal: Esta se refleja en el hecho que todos los miembros de la organización, se sujetan a una serie de normas y reglas de comportamiento, racionalmente concebidas y que hacen que se comporten de acuerdo a ciertas normas lógicas prescritas para cada uno de ellos.
